Auditoria em condomínios: o controle em suas mãos.

Facilidade no combate às fraudes e desvios.

Muitas vezes percebemos que mesmo havendo arrecadações extras o condomínio continua em mal estado, ou os pedidos de melhorias não são atendidos, ou ainda existe uma falha na prestação de contas por parte do síndico ou da administradora. Nesses momentos é necessário ter atenção.

Pode ser que a receita do condomínio esteja tomando um rumo diferente do que deveria.

Sendo assim, vamos elencar alguns pontos que devem ser constantemente monitorados, além de sugestões anuais de auditorias.

 

 Acompanhe as contas do condomínio.

Uma boa prestação de contas é a chave para a saúde financeira do condomínio. É através dela que podemos evitar fraudes e desvios. A prestação de contas deve ser feita mensalmente pela administradora ou síndico, com os documentos originais de pagamento ou recebimento.

O conselho do condomínio e todos os condôminos devem estar atentos à prestação de contas. Ela deve ser feita mensalmente e sempre com documentos originais.

Havendo qualquer desconfiança, estude cada nota fiscal. Ligue para as empresas, questione as negociações, cheque endereços e busque informações na internet.

Essa conferência de contas deve ser feita, de forma ideal, mensalmente. Dessa forma, evita-se que aconteça apenas uma vez por ano, garantindo melhor controle sobre a arrecadação.

Lembrando que os condôminos têm direito de ver a pasta de contas mensalmente, mas devem marcar um horário com o síndico, ou na administradora, para fazê-lo. Também não é possível levar a documentação para a sua casa, os moradores devem ver os documentos na frente do responsável.

A pasta é o demonstrativo financeiro do condomínio. Lá devem estar todos os lançamentos referentes às entradas e saídas financeiras do condomínio.

 

 Gestão deficiente

Alguns sinais de má gestão também devem ser observados, pois podem gerar desconfiança. Um exemplo é a contratação de empresas com parentes ou amigos próximos do sindico ou administradora.

Essa contratação pode ser feita tranquilamente, desde que as empresas tenham passado por concorrência e oferecido melhor preço, com qualidade similar as outras.

Um ponto muito importante de se observar é quando o síndico, por falta de organização, preparo ou boa fé, mistura suas finanças com as do condomínio, e acaba utilizando o caixa para pagar suas despesas pessoais.

Caso seja um episódio de desorganização ou falta de preparo, ele pode devolver a quantia ao condomínio, porém, a situação gera constrangimento para todos os envolvidos. É importante que isso não aconteça, para mostrar seriedade com as finanças do condomínio.

Outro ponto a ser observado é quando o sindico faz acordo com os inadimplentes com descontos fora do padrão. É importante ouvir e possibilitar acordos sim, mas de maneira que ambas as partes saiam sem prejuízo.

A má gestão também pode ocorrer por pressa, ao contratar com urgência e sem concorrência um fornecedor com preço mais alto que o de mercado.

 

 Contratando uma auditoria para o condomínio

Quando contratar uma auditoria para o condomínio, é ideal que o profissional seja um contador, com registro no CNAI (Cadastro Nacional dos Auditores Independentes) e CRC (Conselho Regional de Contabilidade).

A auditoria deve ser independente, e deve ser evitado que seja feita pela administradora atual do condomínio.

 

 Fraudes mais comuns em condomínios

Acordos ou recebimentos de inadimplentes, feitos diretamente com o síndico ou a administradora, não lançados nas contas.

Saques sem justificativa da conta do condomínio.

Superfaturamento em compras/ serviços.

Contratação de serviços sem necessidade.

Não pagamento de impostos devidos (Receita Federal, INSS, etc.)

Desvio de materiais do condomínio para uso particular

Uso de notas falsas

 

 E o que fazer quando…

… O síndico atual ou anterior é suspeito de fraude?
O ideal é fazer uma auditoria externa e independente, com um contador registrado no CNAI. Só assim é possível ter o embasamento necessário para uma ação judicial. Caso fique provada a má gestão, o síndico deverá reembolsar o condomínio, além de sofrer sanções cíveis e criminais.

    … A administradora é suspeita de fraude?
Existindo a suspeita a respeito da seriedade da administradora, deve-se fazer a auditoria e, comprovada a fraude, a troca da empresa. Além, é claro, de ser possível pedir o ressarcimento na justiça.